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コロナウイルスのため在宅勤務、リモートワークをするための管理方法、心構え

在宅ワーク

在宅ワークというと、親の介護や家族にもしものことがあって、家で仕事をせざる得ないという状況がほとんどであったと思います。在宅できる仕事は実際に急激に増えてきていますが、当然、主流を目指す必要性はなかったので、あくまで特別な働き方という感じで、家族に急に在宅でなどといったら、常識はずれな人間と思われていたでしょう。しかし、コロナウイルスのため一躍、”常識的”は働き方へと変貌してしまいました。いや、びっくりです。

異端は認められた瞬間に先端になる

でも、ここに世界中の多くの多くの人々、企業、国、産業にとって新しい何かがあります

在宅勤務、リモートワークの管理、課題は?

ただ、多くの人にとって、在宅ワーク、リモートワークはコロナウイルス(COVID-19)のパンデミックと世界中のため生じるロックダウンが原因です。

なぜ今自宅で仕事をするのが賢明なのか

UTオースティンの統合生物学教授であるローレンアンセルマイヤーズと彼女の研究チームは、中国の93都市からの450を超えるコロナウイルス(COVID-19)感染症例を研究しています。

チームは、感染の連鎖における事例が1週間未満であることを確認しました。

一週間未満であるということは自粛要請した東京はもっと患者が出ていてもおかしくない状況なので、かなり症例が少ない気がします。いつも”今後2週間は山場”と言われていますが、本当の結果が明らかになってくるのが、これから2週間であるかもしれません。

チームはまた、症状のない人がウイルスを伝染させる必要があるという強い証拠を発見しました。これは症候前伝染として知られています。

調査によると、感染症の10分の1以上はウイルスに感染しているが、特に症状のない人からのものでした。

これは、隔離、検疫、学校の閉鎖、旅行制限および大規模集会のキャンセルを含む広範な管理措置が正当化されるという証拠でもあります。無症候性の感染により、確実に封じ込めが困難になります。

BBCの報告によると、「WHOは、世界で最初の10万人の確定症例に到達するまでに3か月以上かかったが、20万人に到達するには12日間、30万人に到達するには4日間、40万人に到達するには3日間でした。

予防策は不可欠ですが、在宅勤務、社会的距離、孤立して仕事をしなければならないという概念は、従業員と雇用者の両方に新しい課題をもたらしています。

世界の誰もそのような分離の準備ができているようには見えなかった。

世界中で必要不可欠なサービスと考えられている海運、貨物、ロジスティクス、サプライチェーンのビジネスでも、この大流行により多くの人々が自宅で仕事をしています。

自宅で仕事し、効果的に管理する方法に関するいくつかのソリューションです。

 

在宅勤務の課題

雇用主と従業員の両方が直面する課題は

  • スキーム
  • 休息
  • 監督
  • 信頼
  • 隔離
  • コミュニケーション

 

スキームとは、業務実行案です。自分だけでなく、グループで作業する場案には作業の最も重要な柱となります。

オフィスでは、特定の「構造」の中で働いています。オフィスでやってはいけないこと、そして問題が発生する前にどこに線を引く必要があるかについての就業規則等を示す必要があります。在宅ワークだと自分だけなので、オフィスや社内のルールに従う必要がないケースもあります

どこから仕事をしているのかに関わらず、退職したような気になってしまうのではなく、仕事を続けていることを認識する必要があります。従業員は、この事実を認識し、常に、通常の労働時間内は意識的に覚えておく必要があります。

自宅で仕事をするのは楽しいかもしれませんが、スキームがないと、メールやその他の仕事で処理できず、オフィスでの仕事よりも仕事が多くなります。

ですから、仕事への取り組みを体系化し、仕事中と同じ構造にするのがいいのではないかと思います。たとえば、毎日のレポートや更新など、特定の時間に仕事で特定の機能で取り組むようにすることです。

または、仕事の1日の特定の時間にコーヒーブレーク、スモークブレーク、ランチブレークをとることに慣れている場合は、自宅でも同じようにすることです。

簡単ではないかもしれませんが、難しいことでもないと思います。

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特定のエリアに専用のワークスペースを設定し、ロックダウンの期間中に使用できるようにします。これは「オフィス」であり、そのエリアには誰も入室できないことを家の全員に伝えます。

同時に、雇用主は、すべての従業員が理想的なワークスペースを設定しているとは限らないこと、そして特に学校/保育園の子供たちが通学、通園していないのですから、予想外に時間を取られてしまうことも考えておくべきでしょう。

ですから、自宅で仕事をしている期間に従業員に期待されることを社内で明確にし、ガイドラインを出しておく必要があります。

目標が明確であれば、従業員は期待に応えるために全力を尽くす必要があります。

 

これは会社のでの監督信頼の関係を前面に押し出します。管理者または監督者が監督なしではあまりうまく働かない従業員を管理するのは難しいですよね。これは両方の当事者にとって問題になる可能性があります。

従業員の観点から見ると、上司や​​マネージャーが支援やサポートを得るためにアクセスできない人もいます。これにより、彼らにプレッシャーがかかる可能性もあります。

職種によっては誰がどのくらいの時間働いたか等、マネージャがこれを確認する方法はありません。そのため、従業員が働いていたと言っているとき、彼らはそれを信頼する必要があります。一方、従業員は、この信頼を破らないようにできる限りのことをしなければなりません。

管理を含むチームメンバー間のコミュニケーションは重要な要素です。在宅ワークで徒歩圏内にいるような人はあまりいないと思うからです。

監督と信頼の関係で失敗しないように補填するものとして、通信チャネルがあります。管理者とスタッフの間をビデオチャット/会議通話を結びます。スカイプやLINE,チャットワークなどです。

BlueJeans、Microsoft Teams、Webex、Zoomは、プロフェッショナルおよびビジネスのビデオ会議や音声会議に最適です。Whatsapp、WeChat、Skype、Telegramなどは、短時間で非公式のチャットに最適です。

コミュニケーションを取り、連絡を取り合う方法はたくさんあるので、マネージャーもスタッフも、連絡を取り合ったり孤立したりすることに不安を感じる必要はありません。

心理学の専門家は休憩を取ることを提案しており、実際には、過労になり過ぎてしまうというのがリモートで作業している人々が主張する大きな苦労であったようです。

在宅ワークでのセキュリティ上の問題

これは、このリモート作業の概念を成功または失敗させる重要な問題です。

自宅で仕事をするとき、世界経済フォーラムは、サイバー攻撃の危険に雇用者と従業員を警告しています。多くのサイバーテロは、今のコロナウイルスのように情報を求める人を攻撃のベクトルとして利用しようとしています。

最も一般的には、他の注目度の高いイベントと同様に、攻撃者はコロナウイルスをテーマにしたフィッシングメールを使用して、ウイルスを配信し、リモート管理ツールをダウンロードするリンクをクリックするように誘導します。

世界経済フォーラム(WEF)は、組織に対する脅威を理解し、従業員に明確なガイダンスを提供し、システムに適切なセキュリティ機能を装備することを雇用者に奨励しています。これは一番難しいのではないかと思います。

同様に、従業員は自宅で仕事用機器を使用するときは注意し、安全なパスワード保護を確保し、疑わしい電子メールやファイルをクリックしない。また詐欺に注意するように警告されます。

従業員が、注意しなければならないのは個人的な関心のために作業用具を使用しないことであり、攻撃によって個人情報が危険にさらされる可能性もあります。

在宅ワークは推進するための問題点、方法まとめ

基本的にリモート作業は、家、ホテル、船など、どこにいても従来のオフィス環境の外で作業できる画期的な方法です。しかしもちろん、オフィスベースのスタッフは自宅で仕事をすることにまったく慣れていないか、現物を扱うような仕事は適さないとは思います。

在宅勤務、リモートワークをする際は以下を心がけましょう。

  • 仕事でしないことを家でしない。
  • 独自の構造と、ワークスペース/習慣をできるだけ忠実に再現する方法を策定する。
  • オフィスで行うのと同等かそれ以上の気を引き締める必要があります。
  • 定期的に同僚やマネージャーと交流して、連絡を取り合うようにしてください。
  • できるだけ多く、効果的にスタッフレベルでコミュニケーションをとります。
  • 在宅で逆に過労にならないようにして下さい。しっかり休みことを
  • 家で仕事をうまく処理できない人たちに思いやりを持ってください