コンテナ輸送では、船は二重船殻で、貨物倉が広い。コンテナは甲板上と貨物倉の両方に保管できる。
コンテナ船の積載量はTEU（20フィートユニット）という用語で定義される。現代のコンテナ船の積載量は14,000TEU以上である。
2024年4月現在、世界最大の船はMSC IRINAで、積載量は24,346TEUである。コンテナ輸送では、メキシコ湾岸から出航する典型的な船の積載量は18,000～20,000TEUであるため、40フィートコンテナは9,000～10,000個しか運べない。増加傾向と高い需要を考慮すると、これらの船は実際には短期間で満載になるほど小さいと言える。
では、これらの船舶でのスペースをどのように確保し、保証するのでしょうか?
船舶の確保されたスペースは「ブッキング」と呼ばれます。ほぼすべての運送業者は予約を容易にするためのウェブサイトを用意しており、ウェブサイトがない場合はメールで連絡を取ることができます。このプロセスは航空券の購入に似ています。ただし、港の名前をよく理解し、注意深く行う必要があります。貨物を別の国に輸送してコストを増やしたい人はいません。運送業者が船舶のスペースを承認すると、「ブッキング確認書」が発行されます。
確認書に記載されている期限（締切日）は非常に重要であり、輸出業者はこれらの期限に合わせて業務プロセスを調整することが求められます。そうしないと、確保した船舶のスペースが失われる可能性があり、また、今後入港する船舶に空きがない場合には、コストが増加する可能性があります。
以下は知っておくべき重要な締め切り日。
- ERD（最早受入日）：これは、積荷後、空のコンテナを港に搬入できる最初の日付です。ERDと港湾締切日の間に入港したコンテナは、次船への積み替えや出港時間の延長といったその後の運用上の問題により、輸出者に費用が発生することはありません。
- 書類締切日：積載貨物に関する必要かつ必須のすべての詳細（貨物の種類、輸送先、荷受人、重量、寸法、価格など）を書類に記入し、運送業者に提出しなければならない最終日です。すべての情報はこの日までに提出しなければなりません。提出しない場合、船のスペースが失われる可能性があります。コンテナが時間通りに積み込まれ、配達されたとしても、書類締切日までに必要な情報が提供されない場合、予約は次の船に繰り越され、費用が発生します。
- 港湾締切日：これは、積載コンテナを予約された船舶に積み込み、当該船舶の積載リストに登録できる最終日です。この日を過ぎると、予約は確実に次の船舶に繰り越され、追加の日当（ディテンション）料金が発生します。
不要な問題を避けるために配送の専門家と協力
輸出業者が犯しがちなミスの一つは、書類の締切日を無視し、港の締切日のみを基準に船積みを決定してしまうことです。その結果、船舶に対する権利を失い、関連費用を負担することになります。こうした問題は貨物運送業者が直面する日常的な課題の一部であるため、専門の運送会社に業務や予約プロセスのサポートを求めることで、長期的に過剰なコスト負担から身を守ることができます。運送会社は、日付や船舶の変更を直前まで通知する権利を有しています。そのため、たとえすべてが完璧に処理されたとしても、貨物が遅延したり、次の船舶に持ち越されたりする可能性があります。このような場合、荷送人は発生した費用について異議を申し立てる権利を有します。